O livro de ocorrências é um instrumento bastante útil para a gestão do síndico. Condôminos devem ser orientados a usar o livro para registrar reclamações, sugestões de melhoria ou qualquer ocorrência que mereça ser compartilhada para revisão, discussão e ação.

Junto com a convenção, o livro de ocorrências servirá como um norteador na aplicação de advertências, multas e até como prova para uma ação judicial.  Fornecerá também indicadores de melhorias e pontos de atenção para uma convivência mais harmoniosa e uma gestão mais competente.

Recomenda-se que o livro fique em local de fácil acesso como a portaria, e seja estabelecida uma rotina com o zelador ou porteiro para revisão dos registros e comunicação com o síndico. Entretanto, a própria natureza de ser um “livro aberto” pode gerar desconforto e constrangimento, pois todos têm acesso ao que se está escrito, criando brechas para outras reclamações e conflitos.

Alguns condomínios optam por livros com folhas destacáveis e numeradas, que podem ser depositadas em caixas de acesso restrito ao síndico. Com a massificação da internet, o uso de correio eletrônico vem se tornando bastante comum para comunicação direta com o síndico e alguns condomínios têm até seus próprios sites, canalizando para esse canal eletrônico toda a comunicação entre os condôminos.

O importante é que o condomínio defina claramente um canal de comunicação para sugestões, reclamações e registros formais de ocorrência, evitando dar espaço para denúncias anônimas, e sempre pautado por regras da boa educação e bom senso.

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