O novo ano está apenas começando, mas na maioria dos condomínios, já chegou a hora de preparar a Assembleia Geral Ordinária (AGO). Geralmente, elas acontecem ainda no primeiro trimestre e, segundo o novo Código Civil, obrigatoriamente devem ocorrer uma vez por ano, pelo menos.

Nas AGOs, normalmente são tratados assuntos como aprovação de contas, previsão orçamentária, eleição de síndicos e melhorias em geral. Mas quais são as principais providências aconselháveis que um síndico deve tomar na preparação da AGO?

Em primeiro lugar, deve-se atentar à convocação. Isto pode parecer óbvio, mas não é. Há muito mais o que considerar do que apenas informar os condôminos no prazo correto, conforme exposto na Convenção do Condomínio. Além do informe impresso, uma divulgação maciça é fundamental, valendo se utilizar todos os canais de comunicação possíveis.

Outro ponto muito importante para o bom andamento da assembleia é a definição da pauta a ser tratada na ocasião. Elas devem ser claras, pertinentes e necessárias. Recomenda-se um máximo de quatro itens na pauta, a fim de que a reunião ganhe em agilidade e objetividade, evitando assim que o evento se alongue demais.

O ideal é munir antecipadamente o condômino com todo tipo de informação possível para que ele tenha tempo hábil para refletir sobre os dados, para elaborar perguntas e até para trocar algumas ideias com os vizinhos. Para isso, é possível enviar, por exemplo, uma prévia atualizada das despesas do condomínio, os valores previstos em orçamento, propostas de trabalho dos candidatos a síndico, dentre outras informações.

Fazer uma pesquisa de melhorias e necessidades junto aos moradores é uma ótima opção para antecipar temas que podem ser usados como pauta da reunião. Pedir a opinião dos condôminos em cada um dos itens elencados na pesquisa é de extrema validade para servir de orientador e garantir uma assembleia produtiva. Nesta pesquisa, também é possível que os moradores indiquem se o condomínio precisa de alguma obra para valorização do patrimônio ou para melhorias.

Caso exista a possibilidade, contar com o auxílio de equipamento audiovisual pode ser interessante. Francisco Reis, coordenador da CIPA Síndica e Gestão Operacional CIPA, cita que busca sempre contar com um projetor nas assembleias dos condomínios que possuem a CIPA como síndica ou gerente. “Utilizamos material e equipamento de audiovisual para garantir melhor compreensão dos assuntos abordados e possam acompanhar com mais facilidade, com tudo exposto”, finaliza.

Durante a assembleia, algo que também é muito importante é a confecção da ata. Nela, devem ser registrados todos os itens discutidos, sem nenhum acréscimo ou negligência. Não é necessário alongar-se muito sobre cada assunto e nem registrar todos os comentários feitos. Basta que cada questão seja descrita, qual a decisão tomada e os eventuais protestos. Após a assembleia, uma cópia do documento deve ser enviada aos condôminos no prazo que consta na Convenção do Condomínio.

Devido a sua importância, a ata deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio por, pelo menos, 5 anos e deve estar sempre disponível a qualquer condômino.