Em mais uma ação pioneira, a CIPA foi a primeira administradora a contratar uma consultoria especializada em orientar o cumprimento de todas as exigências relativas ao eSocial.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Governo Federal, em conjunto com diversos órgãos e entidades federais, para evitar a informalidade e a sonegação e fiscalizar 100% das empresas, em tempo real. Os condomínios estão incluídos nesse rol por estarem enquadrados como empresa.

✔ eSocial exige atenção

CIPA CONTRATA CONSULTORIA EXCLUSIVAMENTE PARA O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES RELATIVAS AO eSOCIAL E INVESTE AINDA MAIS EM SEU SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAL

“A exigência pelo comprometimento de todos os envolvidos aumentou. Tanto do empregado em comunicar ao síndico (ou à CIPA), de imediato, possíveis alterações cadastrais e atestados médicos de quaisquer afastamentos quanto da CIPA em transmitir a informação ao eSocial, que disponibilizará aos órgãos governamentais, imediatamente, todas as atualizações que possam vir a acontecer.” Lair Levy, gerente de Pessoal de Condomínios da CIPA

O assunto é bastante complexo e exige muita atenção. O primeiro passo a ser dado para atender à entrega do eSocial é o condomínio ter Certificado Digital vigente e o cadastro da Receita Federal sem pendências. Para ficar mais claro: o Certificado Digital é a identidade eletrônica do condomínio no relacionamento virtual com o Governo e por meio do eSocial, dados sobre seus funcionários, contratados e prestadores são transmitidos.

Após esses dois primeiros passos, o condomínio deve informar os dados relativos a seus funcionários e autônomos e seus vínculos com as empresas, como admissão, afastamento e desligamento. Os dados relativos aos síndicos (e outros membros da administração do condomínio que recebam algum tipo de remuneração) também são exigidos.

ABRANGÊNCIA DOS DADOS

Com as informações transmitidas de forma correta, o condomínio evita multas e outros transtornos. Os dados enviados também têm relação, entre outras coisas, com as obrigações perante a Receita Federal, a Previdência Social, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica. O monitoramento se estende à folha de pagamento e a todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas a empregados, empregadores e contribuintes individuais. Assim, o sistema abrange todas as áreas da empresa, não apenas o RH/Administração de Pessoal.

Para que a CIPA possa fazer a transmissão de forma correta, é importante que os síndicos passem informações fidedignas sobre seus funcionários. Por exemplo: mudança de endereço e/ou alteração de nome de um funcionário (estado civil) podem dar muitos problemas se não forem atualizados.

A CIPA INVESTE TAMBÉM EM ATUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAL

Justamente por essa complexidade a CIPA investiu pesado não só na contratação de uma consultoria, mas na atualização de seu sistema de gestão de pessoal.

Lair Levy, gerente de Pessoal de Condomínios da CIPA, ressalta a importância dos dados corretos do condomínio, dos funcionários, bem como seus dependentes e dos autônomos. “A exigência pelo comprometimento de todos os envolvidos aumentou. Tanto do empregado em comunicar ao síndico (ou à CIPA), de imediato, possíveis alterações cadastrais e atestados médicos de quaisquer afastamentos quanto da CIPA em transmitir a informação ao eSocial, que disponibilizará aos órgãos governamentais, imediatamente, todas as atualizações que possam vir a acontecer.”

O QUE MUDOU?

O eSocial não trouxe novas obrigações legais. A legislação aplicável às empresas e às áreas envolvidas é a mesma e, portanto, de cumprimento obrigatório. O que muda é a forma de entrega dessas obrigações ao Governo.

✔ Fiscalização e multas

Com o eSocial será possível fiscalizar 100% das empresas, o que antes só era possível em aproximadamente 4% dos casos.

Pelo cruzamento das informações obtidas pelo eSocial, será possível aos órgãos governamentais envolvidos identificar o descumprimento de prazos e/ou irregularidades e emitir multas de forma on-line. Por essa razão, os síndicos, empregados dos condomínios e prestadores de serviços autônomos, devem atualizar constantemente seus dados cadastrais e contratuais e informar à CIPA:

empregados – alteração de estado civil, endereço, telefone e nome, entre outros.

síndico – alterações contratuais do empregado como: horário, cargo, salário e jornada de trabalho; afastamentos de qualquer natureza, entre outros.

Desde 2015, a CIPA vem acompanhando de perto esse projeto do Governo Federal e tomando as providências necessárias para ficar em dia com as exigências.

A partir da implementação do eSocial, todas as informações referentes às relações trabalhistas serão padronizadas para transmissão, validação, armazenamento e distribuição. Alguns princípios devem ser observados para os processos que geram dados para o eSocial: precisão (qualidade da informação), conformidade (legal e padrões do eSocial) e eficácia (cumprimento dos prazos). Para tanto, a CIPA já está implementando o eSocial de seus condomínios, que entrará em vigor em janeiro de 2019, conforme o novo cronograma divulgado no dia 5 de outubro deste ano.